経理でよくある3つのミスとは？正しい対処法や予防法を徹底解説
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経理でよくあるミスは金額の記載ミスや情報の伝達ミス、業務の失念などです。どのミスも大きな損害につながる可能性があるため、早めの対処が必要となります。ミスを起こした場合の対処が非常に重要であり、絶対にミスを隠蔽してはいけません。
経理業務を行っていると、いろんなミスが起こります。中には会社に甚大な被害をもたらす可能性もあるため、十分に注意しなくてはいけません。ミスを防ぐためには、どんなミスがあるのかを知っておき、その対処法を理解しておくことが大切です。
本記事では経理でよくあるミスについて解説します。対処法や予防法も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
経理でよくある3つのミス
経理におけるミスはいろんな種類が考えられますが、中でも起こりやすい3つのミスがあります。それらについて紹介いたします。
1. 金額の記載ミス
経理職はお金に関する書類をたくさん作成します。取り引きが行われた際に伝票を作成したり、経費の取りまとめを行ったりします。その際に金額を入力する必要があるのですが、ミスをして誤った値を記載してしまうことが多くあるのです。
金額の記載作業というのは、単純に取引金額を記載するだけなので、何か考える必要がありません。非常に単調な作業なので、慣れによってミスが生じやすいです。
金額以外にも経理は書類作成が多いので、記載ミスは起こります。多少の誤字程度であれば、ミスが発覚しても大きな問題にはなりません。しかし、金額の記載ミスについては、税金の申告ミスにつながってしまいます。
少しの記載ミスだけで、誤った確定申告につながり、税務署から指摘を受ける可能性もゼロではありません。単純なミスですが、なくしていく必要があります。
2. 情報伝達ミス
次に情報伝達ミスです。経理部門では数多くの情報を取り扱います。一つの案件に複数人が関わっていることも珍しくはありません。そういった状況で起こりやすいのが、情報伝達ミスです。
業務を遂行するうえで必要な情報を伝えていないと、誤って業務を進めてしまう可能性があります。たとえば取引先から請求書を作業担当者ではなくほかの人が受け取ったとします。請求書が送られてきたことを伝え忘れていると、当然ですが請求書の対応が行えません。
結果として取引先を待たせることになってしまうのです。このように情報伝達ミスは、業務全体にさまざまな弊害を与えます。
3. 業務の失念
最後に業務の失念です。経理職は1人が複数の業務を並行して進めることも珍しくありません。業務の量が増えれば増えるほど、仕事に対する余裕がなくなりやるべきはずの業務を忘れてしまうという結果につながります。
その結果、提出しなければいけない書類が期日までに間に合わなかったり取引先から催促の連絡を受けたりすることになってしまいます。業務を少し忘れているだけで、会社全体の信頼を損なう結果につながりかねません。
業務の失念の恐ろしいところは、自分で気づかない可能性が高いという点です。自分だけしか把握していない業務であれば、誰も忘れていることに気づけません。それが会社にとって大きな損失につながる可能性もあります。
このように簡単なミスでも大きな問題に発展する可能性はあります。どのようなミスが起こりやすいのかを理解したうえで、業務に取り組んでいくことが大切です。
経理に関するミスの対処法
ミスはなくそうとしても起こってしまう場合があります。起こってしまった場合は、速やかに対処する必要があります。万が一のために、対処法についても知っておいてください。
一定の期間内に修正する
金額の記載ミスであれば、一定の期間内に修正することができれば大きな問題にはつながりません。もちろん、ミスが発生していることに気づかない可能性もあります。しかし、自分以外の誰かが気づいてくれる可能性もあるので、ミスがあるとわかった時点で修正を行ってください。
情報伝達ミスについても同様で、伝達忘れに気づいた時点で連絡をするようにすれば、大きな問題にならない可能性が高いです。
上司に報告する
ミスがあった時点で報告することは社会人として欠かせません。しかし、先ほど説明したように一定の期間内に発覚したミスで修正が完了しているのであれば、わざわざ上司に報告する必要はありません。逐一、上司に報告をしていると、上司の業務に支障がでてしまいます。
しかし、請求書や発注書などの金額記載ミスで、すでに処理が完了しているような場合は修正しても間に合いません。こうした場合は、上司に報告する必要があります。
上司に怒られるのが怖くて、ミスを報告できないという方もいます。しかし、報告を先延ばしにすればするほど、対処が遅れて会社の損害は増えていくため正直に報告することが大切です。
経理に関するミスの予防法
経理に関するミスは個人の努力だけでゼロにすることはできません。会社全体としてミスがないように取り組んでいく必要があります。その方法について紹介します。
システムを導入する
まずはシステムの導入です。たとえば、金額の計算を自分で行っている場合だと、どうしても計算ミスが生まれてしまいます。システムを導入すれば、計算ミスが起こることはないでしょう。
また、伝票ごとに記載するべき項目は決まっています。システムがあれば、誤った箇所に内容を記載して、伝票を作成することも防ぐことが可能です。このように優れたシステムを導入すれば、それだけでミスを減らすことができます。
注意するべきなのは、防げないミスもあるという点です。たとえば、金額を入力して計算するというシステムがあったとして、計算結果自体にミスは起こりません。しかし、金額の入力は手動で行う必要があるので、そこにミスがあると計算結果も誤ったものになってしまいます。
すべてのミスをシステムで防げるわけではありませんが、減らすことは可能です。
ダブルチェック体制を整える
ダブルチェック体制を整えるのも効果的です。金額の入力や計算ミスなどは、ダブルチェックをするだけで減らすことができます。実際にダブルチェック体制を導入している会社も数多くあります。
しかし、ダブルチェック体制を整えるためには、従業員に周知するだけでなく業務フローの改訂などから考えなくてはいけません。従業員にダブルチェックを周知するだけだと、実際に実施してもらえない可能性があります。
業務フローにダブルチェックを導入すれば、会社全体のルールとして定められたことになるため、従業員も行ってくれるでしょう。
また、ダブルチェック体制を整えると、業務にかかる時間はどうしても増えてしまいます。そのため、効率よく業務を終わらせる方法と並行して導入を検討していく必要があります。
【まとめ】
ミスを一切しないという人は非常に少ないです。経理初心者であれば、ありがちなミスをどうしても起こしてしまいます。ミスを起こすこと自体は仕方のないことですが、起こったミスをそのままにしてはいけません。
適切な対処を行い、次に同じようなミスをしないためにはどうすればいいかを考えていく必要があります。
ミスの隠蔽などは、社員の懲戒解雇などにつながります。また、同じミスが頻発している場合は、会社として何かしらの対策を考える必要があります。個人にミスの対処を任せるのではなく、組織としてミスを減らすために何ができるかを考えましょう。
