経理業務のテレワークは可能？現状の課題や導入に向けた取り組み

 

新型コロナウイルスによる影響を受け、出社勤務をテレワークに切り替える企業が急増しています。働き方の変更を余儀なくされ、テレワークで効率よく業務を行うことが課題となっている企業も多いでしょう。 しかし、なかにはテレワークの導入が難しい業務もあります。そのひとつが「経理業務」です。 ルを活かせる仕事を探すのがおすすめです。

 

この記事では、経理業務をテレワークにするメリットとデメリット、経理業務をテレワークで行うためのポイントを紹介します。

 

テレワークとは？

テレワークは、総務省が推進している働き方のひとつです。情報通信技術を活用して、自宅やサテライトオフィスで仕事をする働き方をテレワークと呼びます。

 

テレワークを導入すると、オフィス代・事務用品代・通勤にかかる交通費などが削減することが可能です。また、テレワークによって通勤や人間関係のストレスから開放され、ポテンシャルが引き出される人もいます。

 

経理業務のテレワークは可能か

結論からいうと、経理業務でもテレワークは可能です。

 

経理業務はさまざまな紙の書類を扱うことが多く、企業によってはテレワークが進まないケースもあるようです。経理業務のテレワークを可能にするためには、「電子化」と「環境整備（ITC）」が重要となります。

 

電子化

経理業務で取り扱うさまざまな書類を電子化することが、テレワークを実現する第一歩です。

 

たとえば、領収書は一般的に「紙」でやり取りされます。しかし、テレワークを実現するためにはスキャナなどを活用し、電子データ化しなければなりません。

 

電子データ化は一見手間に思えてしまいますが、膨大な量の領収書を紙のままオフィスで保管するより、電子データ化したほうが効率的です。経理業務をテレワークで行う際は電子データを使用し、紙の領収書は別に管理するとよいでしょう。

 

さらに、経理業務ではさまざまな帳票を扱います。こうした各種帳票も、領収書と同様に電子データ化しましょう。可能であれば経理業務自体をシステム化し、基本的に紙の帳票は使わない、というスタイルが理想です。

環境整備（ICT）

ICTを活用した働き方であるテレワークを実施するためには、パソコンやスマートフォンなどの安全なネットワークが必須です。経理業務では外部に漏えいしてはならないデータも扱うため、パソコン・ネットワーク・執務環境・勤怠管理方法などの環境整備は必ず行わなければなりません。

 

なお、テレワーク導入の際に国や地方自治体の助成金を活用することで、テレワーク導入時の経費負担を軽減することができます。

 

経理業務をテレワークにするメリット

経理業務をテレワークにするメリットは以下の5つです。

 

1.ペーパーレスが促進される

経理業務に必要な資料をすべて電子データ化できれば、紙として保管したり印刷してチェックしたりする手間が省けます。 たとえば、クラウド上で利用可能なソフトを活用することで、データの管理・出力も安全に行えるでしょう。

 

2. 業務が効率的に行える

テレワークで作業がデジタル化されると、書類作成の手間が省けたり、オフィスで行っていた作業がアウトソースできたりと、経理業務自体を効率化することができます。経理担当者は、本当に必要な作業に集中できるようになるでしょう。

 

3. 人材確保が容易になる

テレワークであれば、健康上の理由や家庭の事情で毎日出社は難しい、という人も雇用できます。経理業務の専門知識を持っている人のなかから、自社にマッチする人材を確保しやすくなるでしょう。

 

また、何らかの理由で出社が困難になった従業員がいた場合も、テレワークという選択肢があれば離職せずに済みます。

 

4. コストが削減できる

テレワークが推進されれば、オフィスに出社する機会が減ります。企業が従来負担していた交通費が減少することはもちろん、オフィススペースも縮小でき、オフィスの賃料も削減できるでしょう。

 

また、業務がデジタル化すると、紙の印刷や送付にかかっていた経費が削減できます。保管スペースが最小限で済む点もメリットです。

 

5. 満足度が向上する

経理業務がデジタル化すると、チーム内での情報共有が容易になるため、業務の属人化防止も期待できます。担当者が休んでいたり離席したりしていても、他のメンバーが確認し、対応することが可能になるでしょう。

 

休暇が取りやすい環境が整うため、従業員の満足度アップにつながります。

 

経理業務をテレワークにするデメリット

経理業務のテレワークを実施すると、以下のようなデメリットも生じます。

 

セキュリティリスクの対策が必須となる

経理業務が社外で行われるようになるため、重要な情報の漏えいリスクが高まります。テレワークでも安心・安全に経理業務を行うためには、セキュリティリスクの対策をしっかり行う必要があるでしょう。

 

クラウドサービスに依存してしまう

クラウドサービスはテレワークを進めるために必要不可欠ですが、使用するクラウドサービスによって利用可能なサーバーのスペックが異なります。また、サービスを提供している企業が倒産する、というリスクもゼロではありません。 クラウドサービスだけに頼りきるのは危険です。そのため、社内でデータをきちんとバックアップし、管理する手間が発生します。

 

経理業務のテレワークを推進するポイント

経理業務は、デジタル化が進む今でもまだアナログで行われていることが多いでしょう。アナログ経理をなかなか脱出できない最大の要因は「紙」と「ハンコ」といった昔ながらの商習慣です。 これまでの経理業務では、取引先とやり取りをする注文書・請求書・納品書などは紙が基本となっています。また、承認などの社内手続きでも、ハンコが必要です。

 

しかし、紙とハンコの商習慣がなくならないと、テレワークができないどころか経理業務の進化を止めてしまいます。 デジタル化に舵を切り、アナログ経理から脱却することが経理業務のテレワークを推進するポイントとなるでしょう。

 

なお、とくに意識してデジタル化していくべき業務は以下の2つです。

 

請求書関連業務

請求書関連業務は「発行」と「受領」の2つです。 従来の発行業務では、フォームで作成した請求書を出力し、社印を押印して取引先に郵送する、という流れが基本でした。しかし、請求書をPDFなどの電子データでやり取りする仕組みに変えることで、発行業務のデジタル化が可能です。押印を取引先から求められた際は、電子印鑑を活用しましょう。

 

また、受領業務に関しても、取引先との合意ができればメールなどで支払いの事務処理を進めることができます。 PDFで受領した請求書は、出社の際にまとめて出力・ファイリングしておけば問題ありません。電子データで保存したいときも、電子帳簿保存法の適用を受ければ、そのままデータ保存できます。

経費精算業務

経理精算業務は、紙の領収書を受領し、利用用途をチェックしながら手作業で仕訳入力するのが一般的でした。この手間がかかる業務プロセスは、経費で発生した領収書を電子データで保存・手続きすることで省くことができます。

 

電子帳簿保存法の適用を受けると、経費で発生した領収書も電子データの保存対象です。紙の領収書を処理したり保管・ファイリング作業をしたりする必要はありません。 また、経費精算が多い従業員には、法人カード・プリペイドカードを活用すると、大幅に手間が省けます。

 

【まとめ】経理業務のデジタル化にチャレンジしよう

経理業務のデジタル化にチャレンジしよう 経理業務はアナログ業務が多く、昔ながらの習慣が根強く残っています。そのため、「経理業務のテレワークを導入したいが、なかなか進まない」という企業も多いようです。 しかし、世の中のデジタル化はどんどん進んでいます。今のままでは経理業務だけが取り残されてしまうかもしれません。

 

経理業務のテレワークが可能になれば、優秀な人材を確保しやすくなります。また、経理業務担当者の満足度アップによって、会社全体の雰囲気が良くなる可能性もあります。 「脱アナログ」を意識した環境づくりを推進し、経理業務に適したテレワークの導入を目指しましょう。